事故報告書と顛末書の違いとは？
事故報告書と顛末書は、どちらも会社や組織でトラブルが起きた時に使う書類ですが、目的や内容、書き方が異なります。
事故報告書は、事故や問題が発生した時に、その詳細や原因を迅速かつ正確に伝えるための書類です。事故が起きた状況、日時、場所、関係者、事故の経緯や原因、対処内容などをまとめます。
一方、顛末書は、事故やトラブルが収束した後に、その結果や対応、今後の対策を報告する書類です。
つまり簡単に言うと、事故報告書は"発生時の状況を記録"し、顛末書は"解決までの経緯と反省をまとめる"書類です。
両方の書類は時系列で事故を把握し、再発防止や責任明確化に大切な役割があります。
事故報告書の特徴と書き方
事故報告書は、主に発生から間もない段階で作成されます。
書き方のポイントは、客観的に事実を正確に記録することです。主観的な感想や推測は避け、いつ、どこで、誰が、何をしたかなど、状況を時系列で説明します。
たとえば、"2024年6月1日午後3時30分、○○工場の機械で部品の脱落事故が発生した。作業員Aが機械を停止させる操作中に発生し、怪我はなかった。原因は点検ミスと考えられる。"など具体的に記録します。
事故報告書は、すぐに関係部署に情報を共有して対応を進めるための資料となるため、シンプルでわかりやすい文章が大切です。数字や日時、場所を明確にし、資料や写真があれば添付するとより良いです。
顛末書の特徴と書き方
顛末書は事故やトラブルが解決した後に作成します。
書き方は、事故の発生から解決までの経緯を詳細にまとめ、原因の分析、対応策、反省、そして今後の再発防止策まで盛り込みます。
例として、"事故発生後、直ちに応急処置を実施し、関係部署と協力して原因調査を行った。原因は管理体制の不備であった。改善のために点検手順の見直しと担当者教育を強化し、類似事故防止に努める。"と記載します。
顛末書は、問題が解決したかどうかを上司や関係者に説明し、責任の所在や改善策を示す書類です。
責任感や反省の気持ちを伝えることが重要ですが、感情的にならず客観的な表現を心がけましょう。
事故報告書と顛末書の比較表
| 項目 | 事故報告書 | 顛末書 |
|---|---|---|
| 目的 | 事故発生の状況を報告する | 事故の経緯と対応・結果を報告する |
| 作成時期 | 事故直後 | 事故解決後 |
| 主な内容 | 事故の詳細・原因（仮説含む） | 原因分析、対応策、反省、再発防止 |
| 特徴 | 事実を客観的に簡潔に | 経緯を詳細に、責任・反省を示す |
| 使う場面 | 初期報告、緊急情報共有 | 最終報告、対策検討 |
このように、事故報告書と顛末書は目的やタイミングが違うため、
間違えずに使い分けることが重要です。どちらも企業や学校でトラブルを適切に対応し、再発防止を目指すために役立つ書類です。
また、書類作成時は上司や関係部署の指示に従い、企業や組織のフォーマットに沿ってしっかり作ることも大切です。
事故の詳細や対応を明確に伝え、安心感や信頼感につなげるために、丁寧に書きましょう。
今回は事故報告書と顛末書の違いを紹介しましたが、特に面白いのは顛末書の書き方です。なぜなら顛末書は単に報告するだけでなく、反省の気持ちや今後の対策を文章で伝える必要があるからです。つまり、事故やトラブル後の"反省文"のような役割も持っています。会社での顛末書は、言い訳をせず誠実さを示す重要なチャンスです。中学生の皆さんも作文の授業でお詫びや反省を書く経験があると思いますが、それが大人の世界だと顛末書なんですね。一言で"報告書"といっても、事故報告書は事実列挙、顛末書は気持ちと改善策を書く文書と覚えておくとわかりやすいですよ。
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