業務設計とは何か？
業務設計とは、会社や組織がどのように仕事を進めていくかを計画することを言います。つまり『仕事の流れややり方を決めること』です。たとえば、どんな仕事を誰が担当するか、どんな手順で進めるかを決めていきます。
業務設計がしっかりしていると、みんなが同じルールで作業をするので、仕事の効率が上がりミスも減る効果があります。
たとえば、商品を販売する会社であれば、商品の注文から発送までの流れを整理して、各担当者がその役割を理解できるようにします。
こうした設計は、業務の全体像を見える化して、問題が起きにくい仕組みをつくることが目的です。
ちなみに、業務設計はプロジェクトの計画段階でよく行われ、会社で新しいシステムやサービスを始めるときに活用されます。
運用設計とは何か？
運用設計とは、業務設計で決めた仕事の流れやルールを、
実際に日々どのように動かしていくかを計画することです。つまり『決められたルールでうまく仕事を回す方法を作ること』です。
たとえば、システムが問題なく動いているかをチェックする方法、何かトラブルが起きたときの対応手順、報告のタイミングや担当者を決めるなど、実務に密着した設計です。
運用設計がしっかりしていると、日々の仕事がスムーズに進み、トラブルが起こってもすぐに対処できるようになります。
たとえば、システム管理の場合、・障害が起きたときの連絡ルール・バックアップやメンテナンスの頻度・担当者の役割分担などを決めます。
業務設計が「仕事の設計図」なら、運用設計は「設計図をもとに実際に動かし続けるためのルール作り」と言えます。
業務設計と運用設計の違いを簡単に理解する
ここで業務設計と運用設計の違いを表にしてみましょう。
| 項目 | 業務設計 | 運用設計 |
|---|---|---|
| 目的 | 仕事の全体的な流れや役割を決める | 決めたルールを日々どう実行していくかを決める |
| 内容 | 仕事の流れ、担当者の役割、手順の設計 | 運用手順、障害対応、報告ルールの設計 |
| タイミング | システムや業務開始前の設計段階 | 業務開始後、継続的な運用を前提とした設計 |
| 重要ポイント | 仕組みを整えること | 仕組みを動かし続けること |
このように、業務設計は“仕事のやり方や役割の設計”、運用設計は“決まったやり方が問題なく動くための設計”と覚えるとわかりやすいです。
また、業務設計ではまだ決まっていない部分、つまり「仕事の設計をどうするか？」に重きが置かれますが、運用設計では「決められた仕事の仕組みを維持し、問題が起きないように動かすにはどうするか？」が中心テーマになります。
まとめ
業務設計と運用設計は似ているようで役割や目的が違う重要な設計作業です。
・業務設計は業務の流れや担当を決める計画
・運用設計は決まったルールを使って日々うまく仕事を動かす計画
両方がしっかりしていることで、会社や組織の仕事はスムーズかつ安全に行われます。
ですから、新しいプロジェクトやシステムを進める時には、まず業務設計で仕事の全体像を明確にし、次に運用設計で運営の細かいルールやトラブル対応を決めることが大切です。
これを知ることで、業務効率や品質を上げ、よりよい仕事環境を作ることができます。
みなさん、運用設計って聞くと少し堅苦しく感じるかもしれませんね。でも、実は運用設計は『決められたルールをちゃんと守って仕事をまわすための工夫』なんです。たとえば、ゲームのルールブックがあっても、友だちと遊ぶ時に「トラブルが起きたらどうする？」と決めておくのが運用設計のようなもの。仕事も同じで『どうすればスムーズに問題なく動くか』を考えるのがとても重要なんですよ。だから、現場では運用設計のいいアイデアがあるとみんなが助かるんです。
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