【保存版】承認書と承諾書の違いを徹底解説！ビジネスや日常で使える基本知識

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承認書と承諾書の基本的な違いとは？

日本語には似た意味をもつ言葉がたくさんありますが、「承認書」と「承諾書」もその一つです。どちらもビジネスや日常生活でよく使われる書類ですが、実は意味や使われ方に大きな違いがあります。

まず承認書とは、上司や関係者がある計画や行動、提案を理解して認めることを示す書類です。許可や認証の役割を持つことが多く、例えば会社内の重要な決定に対して承認を出す場合に使います。

一方で承諾書は、ある条件や提案、要求などに対して同意する意思を表す書面のことです。たとえば契約に同意するときや提案された条件を了承する時に使われ、相手の要求を受け入れることを示します。

このように承認書は「認める」立場からの文書、承諾書は「同意する」人物が作成する文書だと覚えるとわかりやすいです。

これからそれぞれの特徴を詳しく解説していきますので、ぜひ最後まで読んで理解を深めてください。

承認書の特徴と使われる場面

承認書は、誰かの提案や行動に対して上の立場から正式に認めることを伝えるための書類です。

例えば企業で新しいプロジェクトを始める場合、経営者や責任者が計画書をチェックして問題ないと判断したら、承認書を発行します。これによりプロジェクトが正式に進められることになります。

また、公共機関でも申請された許可を認める際に承認書が使われることがあります。

承認書のポイント

• 上位者・組織などの立場から出す文書
• 計画や提案に対して問題がないことを示す
• 許可や認証の意味合いが強い

承認書はビジネスの現場や公共分野の手続きで特に重要な文書で、責任の所在をはっきりさせるために作成されます。

承諾書の特徴と実際の使われ方

承諾書は、提案や条件などに対して同意することを示す書類です。

契約の場面で多く使われ、たとえば会社と個人が契約を結ぶ時に、契約条件を理解し了承したことを示すために承諾書を交わします。

学校行事で保護者が子どもの参加に同意する場合や、業務で特定の業務を引き受ける意思を伝える場合にも使われます。

承諾書のポイント

• 提案や条件を受け入れる本人や組織が作成する
• 同意や了承の気持ちを正式に示す
• 契約や取引の信頼関係を築く役割がある

承諾書は相手の要求に対して肯定的な返答を示す役割があり、トラブルを防止したり、双方が合意した証明となります。

承認書と承諾書の違いを表で比較！

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ポイント	承認書	承諾書
意味	提案や計画を認める書類	提案や条件を受け入れることを示す書類
作成者	上司や権限のある組織・個人	提案を受ける側・同意する本人
目的	許可や認証を示すため	合意や同意の証明となる
使われる場面	企画承認、社内決裁、公的許可	契約承諾、条件同意、参加同意
特徴	上位者視点・許可の意味合いが強い	当事者視点・同意・了承を示す

まとめ：正しい使い分けでトラブルを防ごう

今回紹介したように、承認書と承諾書は似ているようで役割と立場が異なる重要な書類です。

承認書は会社や組織の上の立場からの許可や認める意思を示すための文書です。一方で承諾書は条件などに同意する本人が合意の意思を示すための文書となります。

この違いを正しく理解し、目的に合った書類を使うことで仕事のスムーズな進行やトラブル防止に役立ちます。

ビジネスや学校、行政手続きでこれらの書類を用いる際は、誰が発行し、何を示すのかを確認して、適切な書き方を心がけてください。

以上、「承認書」と「承諾書」の違いについてわかりやすく解説しました。覚えておいて損はありませんので、ぜひ参考にしてみてください。

ピックアップ解説

承諾書について深掘りすると面白いのは、単なる同意のサイン以上の意味を持つことが多い点です。たとえば学校の遠足で、保護者が子どもの参加に承諾書を出すとき、これはただの同意ではなく「万が一の事故があった場合でも責任を負わない」という大切な約束ごとにもなるんです。

またビジネスでは、承諾書なしで進めると後から条件変更をめぐって揉めることもあるため、しっかり作成することが信頼関係を築くコツ。

こうした背景を知ると承諾書はただの同意書以上の「安心の証」としての役割があると理解できますよね。

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