受領書と納品書の違いを完全ガイド：どちらを使うべきかを分かりやすく解説

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受領書と納品書の基本的な違いを押さえよう

受領書と納品書は、どちらも取引の記録として重要ですが、役割が異なります。ここではまず基礎をはっきりさせましょう。受領書は“受け取ったことの証拠”であり、納品書は“届けられたことの通知と記録”です。受領書は主に買い手側が発行・保管することが多く、商品の数量や受領日、場合によっては相手方の署名を求めることがあります。これに対して納品書は、売り手が商品を発送したことを知らせ、後の請求処理や在庫管理に用いる根拠となります。
実務上は、納品書が先に作成され、請求書とセットで使われるケースが一般的です。受領書は、納品日後に買い手が“受領済み”と確認する場面で発行されることが多く、署名や押印の有無は取引先の慣習や法的要件に左右されます。

次に、文面を見比べてみましょう。受領書には「受領日」「受領者名」「品名と数量」「署名または押印」が基本情報として入ることが多いのに対し、納品書には「品名」「数量」「単価」「納品日」「納品先」が中心です。
この違いを理解しておけば、どちらを作るべきか迷わずに済みます。
また、会計処理の観点からは、納品書が売上の根拠資料として使われ、受領書は実際の受領が確認できたことを裏付ける書類として扱われます。これを混同すると、後で証拠が揃わなくなる可能性があります。

受領書と納品書の使い分けのコツと実務での実例

実務では、まず納品書を作成して発送の事実を伝え、必要に応じて請求書とセットにします。
その後、買い手が商品を受け取り、内容を確認できた段階で受領書を発行します。
この順序は、取引の“動線”を明確にし、双方の証拠を整理するのに役立ちます。
なお、電子データでのやり取りが増える昨今でも、紙の受領書や納品書の提示を求められる場面は残ります。その場合、スキャンデータを保管するだけでなく、元の紙媒体の押印・署名の存在を確認できるようにしておくと安心です。

able>項目受領書納品書発行主体受領者（買い手）売り手主な目的受領の証拠納品の通知・証拠主な内容受領日、数量、署名・押印品名、数量、単価、納品日、納品先法的性質実務的証拠請求・会計の基礎資料保管の要点取引完了後の保管請求・決算用の保管ble>

以下のポイントを覚えておくと、現場での混乱を減らせます。
1. 取引の起点に応じて書類を使い分け、2. 記載項目の基本を押さえる、3. 請求・会計処理と連携させて管理する。

ピックアップ解説

納品書をめぐる雑談風の小ネタです。友だちのAさんとBさんが学校の文化祭準備をしているとき、納品書と受領書の違いについて話が始まります。Aさんは「納品書って請求書の予備情報じゃないの？」と疑問を投げかけ、Bさんが「納品書は“届けたよ”の公式な通知だよ。品名と数量、納品日が中心、請求は別にある」という具合に答えます。二人は部活の備品を例に、納品書には納品日・品名・数量・納品先、受領書には受領日と署名・押印の要否が場面でどう扱われるかを考えます。さらにデジタル時代でも紙の書類が求められる場面があることを知り、紙とデータの管理法の違いにも触れます。最後には「書類を混同せず、取引の証拠をきちんと揃えることが大切」という結論に達します。お互いに納品書と受領書の役割を整理するうえで、現場の実務に役立つヒントが得られる会話です。

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