挨拶状と案内状の違いをわかりやすく解説！使い分けのポイントとは？

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挨拶状と案内状は何が違う？基本の違いを理解しよう

まずは挨拶状と案内状、この二つの言葉の意味からはっきりさせましょう。
挨拶状とは、相手に対して日頃の感謝や自己紹介、新年のあいさつなど、
気持ちや様子を伝えるために送る文書のことです。
対して、案内状は何か行事やイベントに参加してもらうために送られる通知文書で、
日時や場所、内容を知らせ参加を促す役割があります。
このように、挨拶状は感謝や気持ちを伝える目的が主で、案内状は参加や出席をお願いする目的が主です。
わかりやすく言うと、挨拶状は“ただ伝える手紙”、案内状は“参加を頼む手紙”と考えましょう。

挨拶状と案内状の使い分けのポイント

どちらもビジネスやプライベートで使われますが、使い分けのポイントは次の通りです。

• 目的をはっきりさせること：感謝や近況報告なら挨拶状。イベントや集まりを知らせる場合は案内状。
• 内容の違いを意識すること：挨拶状は文章中心で堅苦しくなりすぎず、相手に親しみを持ってもらう表現が多いです。案内状は日時・場所・参加方法など、情報をわかりやすくまとめることが重要です。
• 送る時期の違い：挨拶状は季節の変わり目や新年、退職・転勤時などに送ることが多いです。案内状は、イベント開催日の数週間前に送ることが一般的です。

このように、目的や内容、時期を考えることが挨拶状と案内状の正しい使い分けには欠かせません。

挨拶状と案内状の違いまとめ表

文章で説明すると難しいところもあるので、
挨拶状と案内状の違いを表にまとめました。

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項目	挨拶状	案内状
目的	感謝・報告・挨拶を伝える	イベントや集まりの参加を依頼する
内容	心情や近況などを文章で伝える	日時・場所・参加方法など具体的な情報
送る時期	節目や季節の変わり目、新年・退職時など	イベント開催日の数週間前
形式	親しみやすく、柔らかい表現が多い	正式でわかりやすい構成が必要
例	転勤の挨拶状、年賀状、退職の挨拶	結婚式の案内、展示会の招待状

まとめ

今回は挨拶状と案内状の違いについて解説しました。
どちらも手紙のひとつの形ですが、
挨拶状は心を伝えるもの、案内状は参加をお願いするものと覚えるだけでもわかりやすくなります。
送る相手や目的に合わせて正しく使い分け、
相手に気持ちよく伝わる文書作りを目指しましょう。
参考にしてぜひ試してみてくださいね！

ピックアップ解説

案内状ってイベントごとに送られるものだけど、意外に細かいルールがあるんです。たとえば、開催日のどれくらい前に送るのが適切か、文章の言い回しはどこまで丁寧にするかなど。
これだけ悩むのは、案内状は相手が参加するかどうか決める大事な情報だからなんです。ビジネスだったら遅いと印象が悪くなるし、逆に早すぎても忘れられることも。
だから、案内状作りは日時や送るタイミングをよーく考えるのがコツ！

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