電子化文書と電子文書の違いとは？わかりやすく解説！

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電子化文書と電子文書の基本的な違い

電子化文書と電子文書は、どちらも「紙の文書をデジタルで扱う」イメージがありますが、実際には違いがあります。

電子化文書とは、紙の書類をスキャナーなどで読み取り、画像やPDFファイルのようにデジタル化したものを指します。つまり、紙をそのままデータに変換したものであり、編集やテキスト検索が難しいこともあります。

一方で、電子文書は、最初からパソコンなどで作成されたデジタル形式の文書です。ワードやエクセルなどで作成されたファイルや、HTMLのウェブページも含まれます。編集や検索が簡単で、効率的に管理できます。

このように、電子化文書は「紙からのデジタル化」、電子文書は「デジタル生まれ」の文書という違いがあるのです。

具体的な特徴と使い分け

電子化文書は、紙の資料をそのまま保存・共有したいときに使われます。例えば、古い伝票や書類の一覧を残したい時にスキャナーで電子化します。

ただし、電子化文書は画像として保存されているため、テキストの抽出や自動編集はできにくいというデメリットがあります。そこでOCR（光学文字認識）という技術を使って文字情報を読み取ることもありますが、完璧ではありません。

電子文書は、最初からデジタルで作るので編集や修正が簡単です。また、検索機能やリンク設定も自由にできます。例えば、会社の報告書や案内文をパソコンで作ってメールで送る場合は「電子文書」と言います。

使い分けるポイントは、すでにある紙をどう扱うか？それともデジタルで新たに作るか？です。

電子化文書と電子文書の法律的な違い

電子化文書と電子文書は、法律上でも扱いが異なる場合があります。

例えば、税務申告や契約の証拠として使う場合、単に紙をスキャンした電子化文書では、本人が作成したことの証明や改ざん防止が課題になります。

そこで、電子文書には電子署名やタイムスタンプを付けることが法律で認められており、これによって文書の真正性や時刻の証明ができます。

電子化文書は、こうした保証がないと正式な証拠と認められにくい場面もあります。

つまり、法律で信頼性を求めるなら、電子文書に電子署名を付することが重要なのです。

電子化文書と電子文書の比較表

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項目	電子化文書	電子文書
作成方法	紙の書類をスキャンなどでデジタル化	最初からコンピュータで作成
編集のしやすさ	画像のままでは難しい	簡単に編集可能
検索のしやすさ	難しい（OCRが必要）	簡単にテキスト検索可能
法的証明力	証明しにくい場合がある	電子署名やタイムスタンプで証明可能
主な用途	古い資料の保存や共有	日常業務の文書作成・やり取り

まとめ

今回は電子化文書と電子文書の違いについて解説しました。簡単に言うと、

• 電子化文書：紙をデジタル化したもの
• 電子文書：最初からデジタルで作られた文書

使う場面や目的によってどちらを使うかが変わります。

法律面でも電子文書は電子署名などによって信頼性が高められています。

デジタル社会が進む今、両者の違いを知って適切に使い分けることが大切です。

ピックアップ解説

「電子化文書」って聞くと、単に紙をスキャンした画像ファイルと思いがちですよね。でも実は、電子化文書の中にも色々あって、例えば単なる画像のファイルだけでなく、スキャンした後にOCRで文字認識をして検索できる形式にすることもできるんです。こうしておくと、まるで電子文書のように文字検索ができて便利。でもOCRの精度は100％ではないので、完全に電子文書の代わりになるわけではないんですよ。だから、デジタル化の方法と目的によって使い分けが必要なんですね。

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