退職証明書と離職票の違いを完全解説！どっちが必要か場面別の使い分けガイド

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退職証明書と離職票の違いを完全解説！どっちが必要か場面別の使い分けガイド

退職後の手続きで出てくる「退職証明書」と「離職票」。この二つは名前が似ていますが、役割も発行元も用途も大きく異なります。この記事では中学生にも分かるよう、具体的な事例を交えながら違いを丁寧に解説します。まず大事なのは、これらの文書がどの場面で必要とされるかを知ることです。普段の就職活動や転職の際に求められるのは主に離職票と履歴書、そして場合によっては退職証明書の三点セットです。

退職証明書は、あなたが「以前の職場を辞めたこと」「退職日」「退職理由」を正式に証明する書類です。これにより、雇用主はあなたが以前どのような契約関係にあったのかを確認できます。多くの場合、退職後に新しい雇用先が求める資料として提出を求められます。離職票は労働基準監督署の管轄下にあり、失業給付を受けるための必須書類の一つとして使われます。失業手当の支給を受ける際、あなたが離職した理由や雇用保険の加入期間などを証明する役割を持っています。

次に、発行元についてですが、退職証明書は本人が勤務していた企業、あるいは元の雇用主が発行します。離職票はハローワークが窓口となって発行されることが多いです。つまり、退職証明書は「個人の職歴の公式な証明」、離職票は「失業手当の受給手続きのための証明」という位置づけです。ここが大きなポイントです。発行先が違うため、提出先や提出用途も異なります。

では、どのタイミングでどちらを準備すべきかを具体的に見ていきましょう。転職活動をしている人は、退職証明書を手元に置いておくと安心です。新しい職場が「前職の概要を確認したい」と求めることがあります。また、退職後すぐに就職が決まらない場合でも、離職票はハローワークの求職手続きに必須です。離職票は退職後7日以内に発行されることが一般的ですが、企業の事情や手続きの遅れで遅れることもあります。期限や発行条件を確認して、早めに申請を済ませることが大切です。

さらに、注意点としては、離職票には「離職理由」が記載されます。これはあなたの今後の就職活動や支援制度の適用に影響する場合があります。正確に伝えることが肝心です。退職証明書には離職理由が必ずしも含まれないケースがあるため、必要に応じて補足情報をつけると良いでしょう。誤解を避けるためにも、どの書類がどんな情報を含むのかを事前に確認しておくことが大切です。

最後に、どちらを先に用意するべきか、そしてどう使い分けるべきかについてまとめます。就職活動をスムーズに進めたい場合は退職証明書を準備しておくと安心です。失業給付の手続きや給付を受けたい場合は離職票が不可欠です。
実務でのポイントとしては、提出先ごとに求められる情報の差を把握すること、内容に不明点がある場合は人事部門やハローワークの窓口へ尋ねることです。
こうした準備を整えておくと、転職活動がスムーズに進み、次の職場でのスタートを切りやすくなります。

違いのポイントを整理する簡易表

項目	退職証明書	離職票
発行機関	元の雇用主	ハローワーク（または雇用保険窓口）
目的	職歴の公式証明	失業給付の申請に必要
含まれる情報	雇用期間・職務などの履歴情報	離職日・離職理由・雇用保険加入期間など
提出先の用途	新しい雇用先、信用調査等	ハローワークでの求職手続き

この表を見ればポイントが一目で分かりますが、実務では実際の書類の書式の差異も時には出てくるため、発行の際には与えられた指示書を必ず確認してください。特に離職理由の表現には注意が必要です。適切に記載することで次の雇用先や制度の適用がスムーズになります。

この表を見ればポイントが一目で分かりますが、実務では実際の書類の書式の差異も時には出てくるため、発行の際には与えられた指示書を必ず確認してください。特に離職理由の表現には注意が必要です。適切に記載することで次の雇用先や制度の適用がスムーズになります。

ピックアップ解説

昨日、友人の由美と話していたときのことです。彼女は新しい会社に応募するために退職証明書と離職票の違いを混同していました。私はこう説明しました。退職証明書は“この人が前の会社を辞めたことを証明する履歴書の正式な補足資料”で、発行元は前の雇用主です。一方、離職票は“失業給付を受けるための申請書類”で、ハローワークで手続きします。由美は「なるほど、就職活動と失業給付で使い分けるんだね」と納得しました。話を続けると、彼女は自分の離職理由の表現についても心配していました。私たちは、離職理由の正確さと書式の違いが次の就職先の印象にも影響する点を強調しました。結局、二つの書類は似ているけれど用途が異なるという結論に落ち着きました。もし誰かが混乱していたら、私たちのこの会話を思い出して、提出先が求める情報を再確認してから用意するのがいいと伝えました。

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