書き起こしと議事録の違いを徹底解説｜中学生にも伝わる明快ガイド

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書き起こしと議事録の違いを徹底解説！中学生にも伝わる明快ガイド

この解説は、書き起こしと議事録の違いをひとつずつ丁寧に解きほぐすものです。まずは二つの基本を整理し、それぞれの使いどころや表現の差を理解します。書き起こしは話した言葉をできるだけそのまま文字に写し取る作業であり、誰が何をいつ言ったかを正確に追うことを重視します。議事録は会議の結論や決定事項、担当者の名前や期限といった実務的情報を整理して記録します。
この違いを知ることで、読んだ人が混乱しにくく、後で参照する際に何を探せばよいかがはっきりします。
読者のみなさんにも分かるよう、専門用語を避けつつ、身近な場面の例を交えて説明します。結論としては、どちらを使うかは目的と伝え方の違いに依存する、という点です。

1) 書き起こしとは何か、どんな場面で使うのか

書き起こしは、音声や映像の会話を文字に正確に再現する作業です。会話には言い淀み、間、声のトーン、頃合いの沈黙など、文章には表しきれない情報が含まれることが多く、それらをそのまま丸ごとテキストに表現します。
たとえばインタビューや講演の録音を文字に起こすとき、話者が使った語尾やつかい方、場合によっては方言や専門用語の意味も併記します。
しかしそのまま丸ごと写すだけでは読み手にとって分かりにくいことも多く、必要に応じて発言者名を付け、何を引用しているかを明確にします。また、誤解の元になる不明瞭な表現には注釈を付け、引用の範囲を明確にすることが大切です。
書き起こしの良い点は、会話のニュアンスや発言の順序を追える点、悪い点は文体が荒れがちで読みづらくなることがある点です。実務の現場では、後で事実関係を検証するための記録として用いられることが多く、教育現場や報道の現場でも活躍します。

2) 議事録とは何か、どんな場面で使うのか

議事録は会議の公式な記録であり、結論や決定、次に取るべき行動を明確に残す目的で作られます。ここでは「誰が何をいつまでにどうするか」という点が最も重視され、発言の順序や雰囲気の細かなニュアンスは必ずしも含まれません。
議事録には参加者の名前、日付、場所、会議の目的、討議された事項、決定事項、アクションアイテム、期限、担当者など、実務的な要素が整理されます。
文章のトーンは中立性が求められ、読者が誤解しないよう情報の正確さと一貫性を意識して書くことが大切です。場合によっては要約版と詳述版の二種類を用意し、読み手のニーズに合わせます。

3) 書き起こしと議事録の違いを表で整理する

ここでは代表的な違いを一目で確認できる表を用意しました。表は見やすさのために要点を横並びにしていますが、実務では要件に応じて補足情報を追加することが一般的です。表を読むだけでも、両者の目的の違いや内容の作り方がつかめます。なお、実務での運用は組織ごとに異なりますので、社内のガイドラインも合わせて確認してください。
最後に、どちらを選ぶかは「後で何を探したいか」「誰が使うのか」という視点で判断すると良いでしょう。
以下の表を参照してください。

able>項目書き起こし議事録定義話された言葉を逐次的に再現する会議の結論や決定、行動を整理して記録する目的発言の全体像とニュアンスの再現実務的な情報の伝達と追跡内容の表現発言者名と発言の順序を重視、不要語の扱いはケースバイケース要点と決定事項を中心に要約、具体的な課題と担当者を明記文体口語的で生の表現を含むことが多い中立で簡潔、事実中心の表現が主例文田中さん: これからの予定は…、えっと、次は…田中さんが提案した案を承認、A課題をB日までに完了...ble>

4) 作成時の注意点とよくある誤解

書き起こしと議事録の両方を作るときには、次のポイントを意識すると良いです。
まず、出典と日付を必ず記録すること。いつの会議か、どの資料を元にしているかを明確にします。次に、誤字脱字のチェックと名前の正確性。特に固有名詞や専門用語は読み間違えやすいので、二重チェックを強くおすすめします。さらに、引用の範囲を適切に設定し、必要に応じて注釈を付けます。
公開範囲にも注意が必要です。社内資料として保管する場合と公開する場合では表現の仕方が変わるため、用途に合わせて調整します。最後に、修正・更新のポリシーを決めておくこと。後から訂正が入る場合は、変更履歴を明記し、どこを修正したかが分かるようにします。

ピックアップ解説

書き起こしと議事録の話題を友達と軽く雑談する形で深掘りすると、書き起こしは現場の生の声をそのまま再現する日誌みたいだと気づくよ。対して議事録は会議の道順を示す地図。つまり、あなたが後で何を探したいかを最初に決めておくと、どちらを作るべきかが自然と見えてくるんだ。

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