SharePointの共有フォルダと共有の違いを徹底解説：初心者でも分かる使い分けガイド

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はじめに

この話題は企業の協働作業でよく出ます。SharePoint には似たような言葉が複数あり混乱しやすいです。特に「共有フォルダ」と「共有」はどう違うのか、それぞれの意味と使いどころを理解すると作業の効率が上がります。この記事では中学生にも分かるようにやさしく整理します。まず前提として SharePoint はファイルの保管場所だけでなく文章の共同編集や情報の共有を行うためのツールです。共有フォルダは特定のフォルダ単位での閲覧編集を許可する機能であり、共有はファイルやフォルダ自体を外部の人とリンク等で共有する機能です。これらは同じプラットフォーム内で使われますが、適用範囲と操作の流れが違います。

ここがポイント 実務ではこの二つを混同しやすいですが役割が違いますので注意が必要です。

まずは全体像を把握し次で詳しく見ていきましょう。

違いのポイントを分かりやすく解説

SharePoint の世界での理解を深めるために いくつかの観点で整理します。
定義の違い については 共有フォルダはフォルダ単位の権限管理で内部の人の操作を制御します。これに対して共有はリンクの作成やゲストアクセスを含む 外部共有の機能を指します。
対象範囲 共有フォルダはフォルダ階層内の権限やファイル単位の組み合わせが可能です。対して共有は特定のファイルやフォルダ自体を外部と共有する行為を指すことが多いです。
権限の粒度 共有フォルダは内部メンバー向けの細かな権限設定がしやすいのに対し 共有は閲覧編集の権限をリンクベースで管理するケースが多いです。
運用の観点 内部運用ではフォルダ階層の整理と審査が重要ですが 外部共有ではリンクの期限設定やゲストの管理が大切です。

実務での使い分けと注意点

実務での使い分けは シンプルに言えば 内部の協働には共有フォルダ 内部外部を混在させた協働には共有 を使い分けます。 内部のみの資料を扱う場合は フォルダ単位の権限と列挙可能なアクセスログ を使い 信頼性を優先します。 外部と共同作業を行う場合には複数の共有リンクを作成し 期限を設定して責任者を明確にします。 また 最小権限の原則 を徹底し 過度な権限を与えないことが安全です。 このセクションでは 実務での手順を具体的な流れとして示します まず目的を明確にし 次に対象となるフォルダを特定します 次に権限レベルを決定します

そして共有を行う場合には 共有リンクの種類を選択します 外部共有は組織のポリシーに沿って有効期間 を設定し 共有先を限定します 最後に監査ログを確認し 変更があった時点で対応します。 表にもまとめたので参考にしてください。

able>要素共有フォルダ共有対象範囲フォルダ階層内の権限リンクでの共有やゲストアクセス権限粒度フォルダ単位またはファイル単位の権限を組み合わせ可能閲覧編集の権限をリンク単位で設定利用場面内部メンバーとの協働や階層管理外部パートナーや一時的な共同作業

ピックアップ解説

ある日のオフィスで私と同僚が雑談している場面を想像してください。私は共有フォルダを内部メンバーだけのために厳密に管理するべきかそれとも外部の取引先にも一部を開放するべきかという話をしていました。結論としては目的に合わせて使い分けるのがコツです。内部情報を含む資料は共有フォルダの権限を活用してアクセスを制限し 外部と共同作業をするときには共有リンクを作成して期限と参照範囲を設定します。こうすることで誰が何を見るかが分かりやすく なり 安全性と効率のバランスが取れます。

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