スキャナ保存法と電子帳簿保存法の違いをわかりやすく解説！初心者でも理解できるポイントまとめ

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スキャナ保存法と電子帳簿保存法とは？基本の理解を深めよう

まずは、スキャナ保存法と電子帳簿保存法が何かを簡単に説明します。

スキャナ保存法は、紙の領収書や請求書などの書類をスキャンしてデータとして保存できるルールです。これにより、大量の紙を保管する必要がなくなり、業務の効率化につながります。

一方、電子帳簿保存法は、そもそも帳簿や書類を最初から電子データで作成し、保存・管理ができる法律です。紙に印刷せずに電子で完結させることを目的としています。

両者は似ていますが、スキャナ保存法はあくまで紙をスキャンして電子化する方法で、電子帳簿保存法は帳簿自体を電子で作る方法と言えます。

この違いは、企業が書類をどう管理したいかによって使い分けられています。では次に、それぞれの特徴について詳しく見ていきましょう。

スキャナ保存法の特徴と利用条件

スキャナ保存法は、紙の書類をスキャナーで読み込み、電子データとして保存・管理することを法的に認める制度です。

特徴としては、紙の領収書や請求書をすべてスキャンし、タイムスタンプを付与すること、検索できるように電子データを整理すること、保存期間を守ることが必要です。

また、利用には税務署長への事前申請が必要で、申請が認められた場合のみこの方法での保存が可能となります。

保存したデータは改ざん防止のための措置も必要となるため、信頼できるシステムを使うことが求められます。

メリットは、紙の紛失リスクを減らせること、保存スペースの削減、書類検索の高速化などがあります。

ただし、手続きや管理のルールが細かいため、正しく理解して使うことが重要です。

電子帳簿保存法の特徴と利用条件

電子帳簿保存法は、元々帳簿や書類を電子データで作成し、そのまま保存することが認められる制度です。

紙の帳簿を電子化するのではなく、最初からパソコンやクラウド上でデータを作り、管理します。

こちらも税務署長への事前申請が求められますが、電子帳簿保存法では「訂正・削除履歴の管理」「検索機能の確保」「長期間のデータ保存の安全性」などの厳格な要件があります。

また、電子署名の利用やタイムスタンプの付与によって電子データの信頼性を担保する仕組みも重視されています。

この法律のおかげで、紙の帳簿を管理する手間やコストが大幅に削減でき、経理業務の効率化に役立ちます。

ただし、導入にはシステムの準備や運用ルールの整備が必要で、特に小規模な事業者にとっては準備コストがハードルになることもあります。

スキャナ保存法と電子帳簿保存法の具体的な違いを比較表でチェック

ここまで説明した内容を分かりやすく比較した表を作りました。
違いを掴むのにぜひ参考にしてください。

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項目	スキャナ保存法	電子帳簿保存法
対象	紙の書類（領収書、請求書など）をスキャンして保存	電子データで作成した帳簿・書類をそのまま保存
申請	税務署長への事前申請が必要	税務署長への事前申請が必要
保存方法	スキャン後、改ざん防止の措置（タイムスタンプなど）が必要	電子署名、訂正・削除履歴管理、検索機能が必要
主なメリット	紙の保管削減、紛失防止、検索の効率化	紙の帳簿からの脱却、業務効率化・コスト削減
準備の難易度	比較的簡単だが申請とルール遵守が必要	システム導入費用や運用ルール整備が必要

まとめ：どちらを選ぶべきか？利用場面やポイント

スキャナ保存法は、現在紙帳簿を使っていて、その一部を電子化して管理したい場合に向いています。
導入コストも比較的低く、段階的にペーパーレス化を進めるのに適しています。

電子帳簿保存法は、はじめから電子データで帳簿や書類を作成している場合に最適です。
紙を使わずにデジタルで完結させたい、中長期的に効率化とコスト削減を目指す企業に向いています。

どちらも法的な要件を満たすことが前提なので、税務署への申請や運用体制の整備は欠かせません。
また、どちらかを選ぶ際には会社の規模や業務内容、IT環境をよく考慮し、適した方法を検討しましょう。

これらの制度をうまく活用して、帳簿管理を効率化し、安心・安全なデジタル化を目指してください。

ピックアップ解説

スキャナ保存法についての小ネタです。実は、この制度が認められたのは紙の領収書や請求書を長期間保管するのが面倒だったことが大きな理由です。
昔は紙の書類を何年も倉庫に保存しなければならず、場所もコストもかかりました。
スキャナ保存法によって電子データとして保管できるようになり、これが業務効率を劇的に改善。
ただし、スキャンしたデータはちゃんと改ざん防止措置を取らないと税務署に認めてもらえません。
それだけ電子保存には信頼性が求められている、ということですね。
なので、ただスキャンすればいいわけではなく、ルールを守ることが大切なんです。

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