作業手順書とは何か？
まず、「作業手順書」という言葉を聞いたことはありますか？
これは、仕事を行う際の細かいステップや方法をまとめた資料のことを指します。
目的は、誰が作業を担当しても同じやり方で、正しく仕事ができるようにすることです。
例えば、工場での製品製造やオフィスでの書類作成など、仕事の具体的な流れや作り方を詳しく説明しています。
作業手順書には作業の始め方から終わり方、注意すべきポイントや安全面の配慮まで書かれていることが多く、
初めてその作業をする人でも迷わずに進められるようになっています。
このように、作業手順書は「どうやって作業するか」を細かく示した説明書と考えるとわかりやすいでしょう。
作業指示書とは何か？
次に「作業指示書」について説明します。
これは、上司や管理者が作業者に対して、「どの仕事を、いつまでに、どのように行うかを指示するための書類」です。
例えば、ある商品の検品作業を2時間以内に終わらせるように指示したり、特定の箇所のみを重点的にチェックするように依頼したりする場合に使います。
作業指示書は、仕事の内容、期間、責任者や作業者名、必要な材料や工具など、仕事を進めるための条件やルールが記されています。
そのため、「やるべきこと」と「守るべきルール」を伝える伝達手段の役割を持っています。
作業者は作業指示書を受けて、実際に作業を始めますが、指示書だけでは作業のやり方がわからないこともあります。そこで作業手順書が活用されるのです。
作業手順書と作業指示書の違いをわかりやすく表で比較
| ポイント | 作業手順書 | 作業指示書 |
|---|---|---|
| 目的 | 作業の方法や手順を示す | 作業の内容と進め方を指示する |
| 内容 | 詳しい手順や注意点、安全対策など | 作業の期間、内容、担当者、必要物資など |
| 対象 | 作業を行う全員 | 作業者（担当者やグループ） |
| 使い方 | 作業を正確に行うためのガイド | 仕事の割り当てや指示するためのツール |
| 役割 | やり方の標準化 | 作業指示と進行管理 |
このように、作業手順書は作業の「方法」を記し、作業指示書は作業の「指示」を伝える役割と言えます。
両者は別々のものですが、仕事をスムーズに進めるために両方が揃っていることが理想的です。
作業指示書で「何をやるか」を伝え、作業手順書で「どうやるか」を教えるわけです。
まとめ
「作業手順書」と「作業指示書」の違いは、このように仕事の目的と内容にあります。
・作業手順書は作業の詳細であり、誰でも同じ品質で作業できるようにするもの
・作業指示書はその仕事をいつ、誰が、何を使ってやるかを決めるための指示
仕事の効率化とミス防止に欠かせないため、両方の書類を理解し活用することはとても重要です。
ぜひこの記事を参考に、「作業手順書」と「作業指示書」の違いをしっかり覚えておきましょう。
仕事の中で疑問に思ったら、まずこれらの書類を見比べてみることをおすすめします。
今回の記事では「作業手順書」がとても重要だとわかりましたが、実はこの手順書には会社ごとに独自の書き方やスタイルが存在することが多いです。たとえば、写真やイラストを使ってわかりやすくしたり、動画を添付したりする場合もあります。
さらに、手順書は単なる説明書ではなく、作業の安全性を守るための重要な情報源でもあるんです。だから、手順書を作るときは「誰が読んでも理解できるようにする」ことが何より大切なんですね。そんな工夫をすると、仕事でのミスや事故を減らすことができるんですよ。これは意外と知られていないポイントなので、面白いですよね！
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