Excelでの抽出方法とその違いをわかりやすく解説!効率アップのコツも紹介

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Excelでの抽出方法とその違いをわかりやすく解説!効率アップのコツも紹介
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中嶋悟

名前:中嶋 悟(なかじま さとる) ニックネーム:サトルン 年齢:28歳 性別:男性 職業:会社員(IT系メーカー・マーケティング部門) 通勤場所:東京都千代田区・本社オフィス 通勤時間:片道約45分(電車+徒歩) 居住地:東京都杉並区・阿佐ヶ谷の1LDKマンション 出身地:神奈川県横浜市 身長:175cm 血液型:A型 誕生日:1997年5月12日 趣味:比較記事を書くこと、カメラ散歩、ガジェット収集、カフェ巡り、映画鑑賞(特に洋画)、料理(最近はスパイスカレー作りにハマり中) 性格:分析好き・好奇心旺盛・マイペース・几帳面だけど時々おおざっぱ・物事をとことん調べたくなるタイプ 1日(平日)のタイムスケジュール 6:30 起床。まずはコーヒーを淹れながらニュースとSNSチェック 7:00 朝食(自作のオートミールorトースト)、ブログの下書きや記事ネタ整理 8:00 出勤準備 8:30 電車で通勤(この間にポッドキャストやオーディオブックでインプット) 9:15 出社。午前は資料作成やメール返信 12:00 ランチはオフィス近くの定食屋かカフェ 13:00 午後は会議やマーケティング企画立案、データ分析 18:00 退社 19:00 帰宅途中にスーパー寄って買い物 19:30 夕食&YouTubeやNetflixでリラックスタイム 21:00 ブログ執筆や写真編集、次の記事の構成作成 23:00 読書(比較記事のネタ探しも兼ねる) 23:45 就寝準備 24:00 就寝


Excelでの抽出とは?基礎から理解しよう

Excelを使うときに、よく出てくる操作の一つが「抽出」です。抽出とは、たくさんのデータの中から必要なものだけを取り出すことを意味します。たとえば、学校の成績表から特定の科目の点数だけを抜き出したり、売り上げデータから特定の月だけを選んだりといった場面で使われます。

抽出を使うと、大量のデータから大事な情報をすぐに見つけられるので、仕事や勉強の効率がとても良くなります。

「抽出」の方法はいくつかありますが、覚えておくと便利なのがフィルター機能検索機能、そして関数による方法です。それぞれに特徴や使い方の違いがあるので、詳しく見ていきましょう。


フィルターと検索、そして関数による抽出の違い

Excelでデータを抽出する方法として代表的なのは、フィルター機能検索機能関数(例:VLOOKUPやFILTER関数)の3つです。

まず、フィルター機能は表の上部に設定できて、特定の条件に合ったデータだけが表示されるため、視覚的に抽出できます。複数の条件も設定できて、例えば「数学の点数が80点以上」という条件をすぐに適用できます。

次に、検索機能はCtrl + Fキーを使って、文字や数字を直接探す方法です。これも簡単な抽出方法ですが、見つかった部分だけにジャンプする感じなので、複数の条件を組み合わせて絞り込むのは難しいです。

そして、関数を使う抽出は、複雑な条件のデータを自動で引っ張り出す技術です。FILTER関数(Excel365以降対応)なら条件に合う行すべてを抜き出し、VLOOKUPやINDEX/MATCH関数は特定の条件に合う1つの値を見つけるのに役立ちます。VBA(マクロ)を使う方法もありますが、少し難しいので今回は割愛します。

次の表に3つの抽出方法の簡単な違いをまとめました。

able border="1">方法特徴メリットデメリットフィルター機能条件を指定して該当セルを表示簡単に使えて複数条件も可能元データの表示を切り替えるだけでコピーは手動検索機能 Ctrl + F で特定文字を探すすぐに見つけられて簡単複数条件や大量データの抽出には不向き関数による抽出自動で条件に合うデータを別領域に表示複雑な条件でも柔軟に対応可能関数の知識が必要でやや難しい

ピックアップ解説

Excelの抽出方法で興味深いのはFILTER関数です。これは最近のExcelに追加された機能で、条件に合うデータを自動で別の場所に抜き出せます。例えば、売上リストから『100万円以上の売上だけ』を瞬時に一覧表示できるので、手動でフィルターをかけたりコピーしたりする手間が減ります。

FILTER関数は『=FILTER(範囲, 条件)』のように書きますが、使いこなすとデータ整理がぐんとラクになります。昔はVLOOKUPばかり使っていましたが、この関数のおかげでより複雑な抽出も簡単になり、仕事の時短にもつながっています。


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