出金伝票と領収書の違いを徹底解説：使い分けのコツと実務のポイント

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出金伝票と領収書の基本的な違いを理解しよう

この二つは「お金の動きを記録する道具」ですが、役割が違います。出金伝票は社内の現金支出の過不足を防ぐための記録で、現金がどこから出たのか、誰が支払ったのか、金額はいくらかを記録します。
一方、領収書は取引相手から受け取る証憑で、支払いが実際に完了したことを示す証拠です。税務上は経費として計上する際の根拠として使われます。
この違いを理解すると、会計処理の順番が見えやすくなります。

出金伝票と領収書の使い方を具体的に比べると、目的・発行元・形が異なります。目的は「内部管理」と「正式な支払いの証拠」などです。発行元は社内担当者か外部の取引先か、形は紙か電子データか、証憑の保存期間はどうなるかも違います。以下にポイントを整理します。

• ポイント1：目的 出金伝票は社内の現金支出の過不足を防ぐための記録。
• ポイント2：証憑の性質 領収書は取引相手からの受領証拠、出金伝票は内部の支出追跡の記録。
• ポイント3：税務扱い 領収書は経費として税務申告の根拠、出金伝票は会計帳簿の補助的記録。
• ポイント4：保管の要件 領収書は7年程度の保管が一般的、出金伝票も同様に保管します。
• ポイント5：実務の流れ 現金が出るときに出金伝票を作成し、領収書を受け取る。あとで照合・入力。

このように違いを押さえると、誤って領収書だけを保管してしまうミスを減らせます。

出金伝票と領収書の使い分けと実務のコツ

実務では、現金支出が発生したとき、まず出金伝票を作成して「何にいくら使ったか」を社内で明確に記録します。領収書がまだ届いていない場合は出金伝票だけで仮の記録を作成することもありますが、正式には必ず領収書を添えて保管します。

領収書が手元にないときは、取引先へ再発行依頼をするか、支出の性質に応じた別の証憑（見積書、請求書、支払通知など）で補完します。

日常の運用で大切なのは「証憑の揃え方」と「保管期限の厳守」です。現金支出は、会計ソフトへの入力前に必ず社内の照合を行い、出金伝票と領収書を照合するダブルチェックを実施します。
また、経費の分類を統一するために、ざっくりとしたカテゴリと細かな内訳を分けて記録します。例えば交通費・消耗品費・接待費など。これにより、あとから監査を受けたときにも説明がしやすくなります。

よくある誤解として、領収書だけを保管して出金伝票を省略するケースがありますが、それは内部管理や税務申告の観点から避けるべきです。出金伝票は現金の動きを追うための基礎資料、領収書は支出の正当性を示す資料です。
二つの証憑を揃えることが、健全な財務管理の土台になります。

ピックアップ解説

出金伝票の話を深掘りすると、私はいつも現金の重さを実感します。会計の教科書にはきっちりとした定義があるけれど、実務では“誰が、いつ、いくら”を正確に結びつけることが肝心です。友だちと雑談するような口調で言えば、出金伝票は“現金の出口を証明するための道しるべ”、領収書は“現金の入出口を合わせるためのパズルのピース”です。この二つをそろえると、後で誰が見ても支出の経緯が分かります。

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