提案依頼書と要件定義書の違いを徹底解説！初心者でもわかるポイントまとめ

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提案依頼書と要件定義書って何？基本の違いを知ろう

ビジネスやITの世界でよく使われる「提案依頼書」と「要件定義書」。名前は似ていますが、それぞれの役割や目的は全く違います。まずはこの2つのドキュメントが何なのか、その基本を押さえていきましょう。

提案依頼書（RFP: Request for Proposal）は、企業や組織が何かサービスやシステムを外部に依頼したいときに使う書類です。簡単に言うと、「こんなことをやりたいから、どんな提案があるか教えてください」と依頼するものです。これを元にベンダーや企業が複数の提案を用意します。

一方、要件定義書は、その依頼内容について具体的にどういう機能や条件が必要かを詳しくまとめたものです。提案依頼書よりもさらに踏み込んで、「このシステムにはこんな機能が必要で、こういう動きをしてほしい」と細かく書き出したものになります。これをもとに開発や設計が進められます。

両者の違いは目的や使われるタイミングにあります。提案依頼書は「何をやりたいのか」を広く伝えるためのもの、要件定義書は「どうやるのか」を具体化するためのものと覚えておくとわかりやすいです。

提案依頼書と要件定義書の主な違いを表でわかりやすく整理

言葉だけだと少しわかりにくいので、2つの書類の違いを表にまとめました。こちらを見れば、特徴を簡単に比較できます。

項目	提案依頼書（RFP）	要件定義書
目的	依頼内容の概要を示し、提案を募集する	システムやサービスの具体的な要求事項を定める
対象者	外部のベンダーやサービス提供者	開発チームや設計者
内容	依頼の背景、目的、範囲、条件など	機能要件、非機能要件、画面や動作の詳細
作成タイミング	案件の初期段階	提案が採用された後、開発前
役割	競争的提案を引き出すための案内	開発の設計資料としての指示書

この表を見ると、提案依頼書は“何をしたいか”を知ってもらうための簡単な案内で、要件定義書は“どうやるか”を細かく決める設計図だと理解できます。

提案依頼書から要件定義書へ、プロセスの流れと注意点

提案依頼書と要件定義書は別の書類ですが、実際のプロジェクトではつながっています。簡単に流れを説明しましょう。

まずは企業が提案依頼書を作成し、市場のベンダーや開発会社に提案を呼びかけます。そこで集まった提案を比較検討し、最適なものを選びます。

選ばれた提案をもとに、さらに具体的な機能や詳細が話し合われていきます。この段階で作られるのが要件定義書です。ここでしっかり要件を決めておかないと、後の開発で認識のズレやトラブルが起きることがあります。

注意点は、提案依頼書はなるべくシンプルにわかりやすく、要件定義書はしっかり詳細に書くことです。どちらも「相手に伝わること」が重要なので、曖昧な表現や理解しにくい文章は避けましょう。

また、提案依頼書では全てを決める必要はありません。むしろ幅広い提案を受けたいので、柔軟な記述が望まれます。一方、要件定義書はブレないように固めていくイメージです。

この流れを押さえておくことで、仕事のスタートから完成までスムーズに進みやすくなります。

ピックアップ解説

要件定義書って聞くと難しく感じますよね。でも実は、ゲームのルールブックと似ているんです。ゲームで遊ぶ前にルールを決めるように、要件定義書はシステム開発で"どう動くか"を決めるルールなんです。だから一番大事なのは、みんなが分かる簡単な言葉で書くこと。ルールがわかりにくかったら、ゲームが楽しくないのと同じですよね。

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