RFP（提案依頼書）と要件定義書の基本的な違いについて
ITプロジェクトやシステム開発の現場でよく出てくる言葉に「RFP（提案依頼書）」と「要件定義書」があります。どちらもプロジェクトを進めるうえで重要な書類ですが、その役割や目的は全く異なります。
まず、RFPとは「Request for Proposal」の略で、提案依頼書のこと。これは、発注側がシステム開発やサービス提供を外部の会社に依頼したい時に、
「こんなことをしたいので、この条件で提案をお願いします」という依頼をまとめた文書です。
一方、要件定義書は開発するシステムの細かい要望や仕様をまとめたもの。こちらは、発注者と開発者が話し合いながら、どんなシステムにするかを具体的に決めていく段階で作られます。
なぜRFPと要件定義書を分けるのか？その役割の違い
なぜ、同じプロジェクトの中で似たような書類が2つもあるのか、疑問に思う人もいるでしょう。
簡単に言うと、RFPは提案をもらうための書類であり、要件定義書は開発計画のための詳細資料だからです。
RFPは、まだ具体的なシステムの仕様が決まっていない段階で、複数の開発会社から
提案や見積もりを募るためのもの。どんなサービスがほしいか、大まかな目的や条件だけを書きます。
それに対して、要件定義書は「どんな機能が必要か」「どんな動きをするか」など非常に細かい内容までまとめ、
開発の設計図のような役割を果たしています。
このように段階に応じて書類が変わることで、プロジェクトがスムーズに進みやすくなるのです。
RFPと要件定義書の違いを表で比較してみよう
| 項目 | RFP（提案依頼書） | 要件定義書 |
|---|---|---|
| 目的 | 外部に提案を依頼する | 開発の仕様を明確にする |
| 作成時期 | プロジェクト初期（企画段階） | 具体的な設計前 |
| 内容 | プロジェクトの概要・条件・希望 | 機能や性能など詳細な要件 |
| 作成者 | 発注側の企画担当者など | 発注側と開発側が共同で作成することが多い |
| 利用用途 | 提案依頼や見積もり取得 | 開発設計や進行の基準 |
まとめ：RFPと要件定義書はプロジェクトの違う段階で使う重要な書類
この記事ではRFPと要件定義書の違いについて解説しました。
少し難しい言葉ですが、ざっくり言うと、
「RFPはこれから何をしたいかを外部に伝えて提案をもらう書類」、
「要件定義書はその提案の中から実際に作るものの細かい仕様をまとめる書類」ということです。
どちらもプロジェクト成功のために欠かせないものなので、違いをしっかり理解して活用しましょう。
ところで、RFPの作成で面白いのは、どれだけ詳しく書くかで提案の質が大きく変わることです。
詳しすぎると提案会社の自由なアイデアが減るし、逆にざっくりすぎると曖昧で良い提案が集まりにくい。
だから、バランスがとても大事で、発注側の企画担当者はここで腕の見せ所になるんですよ！
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