作業フローと業務フローとは何か？
まずはじめに、作業フローと業務フローという言葉を聞いたことがあるかと思います。どちらも仕事の手順や流れを説明するために使われますが、意味や範囲が少し違います。
作業フローは、具体的な作業のステップや手順を細かく示したものです。例えば、資料を作るためのパソコン操作や書類の整理方法など、現場での具体的な行動の流れを指します。主に担当者が日常的に行う「作業」の流れを整理するものです。
一方、業務フローは仕事全体の流れやプロセスを包括的に示したものです。複数の作業や部署、関係者をまたがる場合もあり、仕事の大まかな流れやどの段階で誰が関わるか、承認の順番などを体系的に表します。
したがって、作業フローは狭い範囲で細かい手順、業務フローは広い範囲で仕事全体の流れを指す、という違いがあります。
作業フローと業務フローの具体的な違いを表で比較
| ポイント | 作業フロー | 業務フロー |
|---|---|---|
| 範囲 | 個々の具体的な作業や手順 | 仕事全体のプロセスや流れ |
| 目的 | 作業の効率化・標準化 | 業務全体の管理と改善 |
| 対象 | 担当者・チーム個別の作業 | 複数部署や関係者を含むプロセス |
| 形態 | 細かい手順が多い | 大まかな流れや承認経路 |
| 活用場面 | 作業マニュアルや日常作業指示 | 社内全体の業務運営や改善計画 |
なぜ作業フローと業務フローを区別することが重要か？
仕事を効率よく進めたりミスを減らしたりするためには、作業フローと業務フローの違いを理解し使い分けることが大切です。
例えば、業務フローだけを詳しく説明しても日々の具体的な作業がわからず、現場で迷ってしまうことがあります。逆に作業フローだけ把握していても、全体の流れが見えず部署間の連携がうまくいかないことも。
また、効率化を目指す時には、それぞれの視点で改善ポイントが変わります。作業フローは作業の無駄や手順の見直し、業務フローは全体の役割分担や情報の流れを改善します。
こうして両者を区別し、必要に応じて両方を整備することで、会社全体の仕事の質が向上します。
作業フローを考えるとき、意外と見落としがちなのが“小さな手順の無駄”。例えば資料作成の際に毎回フォントやレイアウトで迷う時間、これも作業フローの一部です。効率よくするには、こうした細かいステップも見直してルール化すると、作業時間がぐっと短くなるんですよ！つまり、作業フローは仕事の“体操の動き”みたいに細かく整えると、大きな業務もスムーズに動くようになるんです。意外なほど大切なポイントなんですよね。
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