未収入金 立替金 違いを徹底解説！初心者にも分かるポイント

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未収入金と立替金の違いを知っておこう

未収入金とは、企業が商品やサービスを提供したあとで、まだお金を回収していない状態のことを指します。これは資産として計上され、将来の現金回収を待つ意味を持ちます。対して立替金は、社内の誰かが一時的に費用を立て替えた状態を指します。立替金は後日会社が払い戻すことを前提としており、経費の精算と同時に現金の流れが生じます。この2つは似ているように見えますが、意味と 発生のタイミング が異なります。未収入金は売上が計上されてから入金がまだの状態、立替金は社内の従業員や部門が先に費用を支払ったことが原因です。したがって、会計上の科目の動きも異なり、未収入金は資産の部で管理され、立替金は費用の清算に関わる資産として扱われることが多いのです。

次のポイントを押さえると理解がぐんと深まります。まずは発生源です。未収入金はお客様側の支払い遅れが原因、立替金は社内の従業員や部門が先に費用を支払ったことが原因です。次に処理の流れです。未収入金は入金された時点で資産から現金へと移動し、売上の回収として完結します。立替金は払い戻しを受けた時点で資産の動きが止まり、同時に経費の清算が行われます。これを意識すると、実務での仕訳が自然に頭に入ってきます。

また、仕訳のコツとしては、未収入金の計上を「売上の確定と同時に行い、回収見込み日を示すメモを残す」こと、立替金は「経費の発生時に仮払金として処理し、払い戻し時に現金と対応づける」ことです。実務ではこの2点が特に重要になります。
この節の最後に、二つの違いを一目で確認できる表を用意します。下の表を見れば、意味と取り扱いがすぐに分かります。

able>項目未収入金立替金意味回収待ちの売上に対応する資産従業員や部門が先に支払った費用の資産発生タイミング売上が確定して入金待ちの状態経費の立替えが発生した時点決済の流れ入金時に現金化・売上として取り込み払い戻し時に現金が入り、経費の清算が進むble>

実務に活かす具体的な見分け方と仕訳のコツ

ここからは、実務での見分け方と仕訳のポイントをさらに詳しく見ていきます。未収入金と立替金は、どちらも会計上の資産として扱われますが、発生の背景と回収のタイミングが異なるため、日々の取引での判断が大切です。たとえば、契約を結んだ後に請求済みで入金がまだの場合は未収入金として処理します。請求済みの売上が、顧客からの入金と同時に実現するため、回収が完了した時点で未収入金を減少させ、現金を増やす流れになります。一方、出張費や諸費用を社員が立て替えた場合は、立替金を資産として計上します。払い戻しを受けたときには現金が増え、同時に立替金の残高を減らして清算します。これらの動きを頭の中で整理しておくと、日々の伝票作成がスムーズになります。

実務上のもう一つのコツは、どちらの科目を使うべきかを判断する「セットの考え方」を持つことです。未収入金は売上の「回収がまだ」であり、回収の見込みや期間をメモしておくと良いです。立替金は「費用の先払いとそれの清算」で、払い戻し時に現金と対応づけることを前提にしておくと、後日の監査や決算時の説明が楽になります。こうした嗜好を日常の帳簿づくりに落とし込むと、混乱が減り作業が安定します。

ピックアップ解説

A: ねえ、未収入金と立替金って似てるけど何が違うの？ B: うん、未収入金はまだ回収していない売上の資産、立替金は誰かが先に払った費用を後で清算する資産だよ。現場の話で考えると、友達にお金を貸して返してもらうのが未収入金、学校の修学旅行の費用を先生が先に払ってくれて後で返すのが立替金みたいな感じ。きちんと区別しておけば、ノートの中身もはっきり整理できる。短いメモでも、どちらが何の支払いかを明確にしておくと、後から見直すときに迷わないんだ。

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