業務分掌と職務分掌の違いを徹底解説！誰が何を決めるべきかを正しく理解する

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業務分掌と職務分掌の違いを知るための基本解説

まずは結論からお伝えします。業務分掌は組織全体の機能や業務プロセスをどのように分けるかを決める設計です。対して職務分掌はその機能の中で誰がどの具体的な仕事を担当し責任を負うかを分担する設計です。要するに業務分掌は"何を分けるか"の設計、職務分掌は"誰が何を担うか"の設計という違いです。

この違いを正しく理解すると組織内の意思決定がスムーズになり責任の所在が明確になります。
例えば企業の管理部門で言えば、業務分掌としては人事・財務・購買・法務といった機能をどの部門に割り当てるかを決めます。
一方で同じ部門の中では、職務分掌として各職位の役割を明確にします。人事部長は人事戦略の決定権を持つが日常の給与計算の細かな処理は担当者に委ねられる、という具合です。

この2つの分掌は互いに補完し合います。業務分掌が大枠の枠組みを作り、職務分掌がその枠組みの中で実際に動く人と権限を決める。
組織の規模が大きくなるほどこの両者の設計は重要性を増し、適切でない場合には権限の過剰付与や責任の不明確さが生じてしまいます。

以下では両者の違いをさらに詳しく比較します。まずは基本的な定義と働き方の違いを言語化し、次に実務での運用上のポイントへとつなげます。
最後には誤解されがちな点や回避するコツも紹介しますので、組織設計を見直す際の参考にしてください。

業務分掌と職務分掌の基本的な違いを整理する3つのポイント

• 対象範囲の違い：業務分掌は組織全体の機能分けを対象にします。職務分掌は個人や役職ごとの責任範囲を対象にします。
• 責任の性質：業務分掌では成果や達成すべき目標が部門間の協調を求められます。職務分掌では個人の行為や判断に対する責任が明確になります。
• 権限の源泉：業務分掌の権限は組織の機能設計や手続きに由来します。職務分掌の権限は職務記述書や承認ルールに基づいて与えられます。

この3点を押さえると、なぜ同じ部門でも複数の人が協力して動く必要があるのかが理解しやすくなります。
また、実務の現場では業務分掌と職務分掌の境界があいまいになりやすい場面も多いですが、責任の所在を文書化しておくことで誤解を減らすことができます。
例えば新しい業務プロセスを導入する際には、まず業務分掌を見直し次に職務分掌の改定を行う、という手順が効率的です。

さらに、小規模な組織では両者の境界が重なることが多い一方、大企業では機能ごとに厳密な役割分担が求められます。これにより意思決定の速さと意思決定の正確さのバランスをとることができます。
実務でのコツとしては、関係者全員が理解しやすい言葉で職務分掌の要件を書くことと、業務分掌の枠組みを定期的に見直すことです。これらを守れば組織全体の動きが滑らかになり、責任の所在を巡るトラブルも減らせます。

具体的な違いを理解する実例と表

以下の表は実務の場面でどこが違うのかを視覚的に把握するためのものです。表の左列が業務分掌の観点、右列が職務分掌の観点を示します。

able> 観点業務分掌職務分掌 対象範囲組織の機能や業務プロセス全体をどう分けるか特定の役職や個人の責任範囲をどう割り当てるか 責任の性質業務の成果に対する責任は組織レベルで連携して問われる個別の職務遂行に対する責任が明確に問われやすい 権限の源泉部門体制や手続きに基づく権限付与職務記述書や承認ルールに基づく権限付与 意思決定の位置づけ業務の跨部門調整や指示出しの責任日常業務の決裁や承認の権限 ble>

この表を見れば何が誰の責任で何を決定するかの境界が見えやすくなります。
ただし実務では両者が重なる場面も多くあり組織の規模や文化によって定義が少しずつ変わる点にも注意が必要です。
例えば大企業では業務分掌が比較的固定されている一方で中小企業では職務分掌が流動的であることもあります。

ピックアップ解説

職務分掌って言葉を初めて聞く人も多いかもしれませんね。実は私も以前は混同していました。
そんな私が最近感じたことは、職務分掌は部内の人の”性格”よりも”責任の割り当て方”を明確にする手段だという点です。たとえば部長と課長が同じチームを率いる場合、課長が「この決定は私の職務分掌に含まれる承認範囲だ」と言えるかどうかが、チームの動きの速さを分けます。
業務分掌が大枠の地図なら、職務分掌はその地図の上で道を歩く人の足取りを決める地図の使い方です。昔はこの区別が曖昧で混乱も多かったですが、言語化しておくと会議の議事録がクリアになり、後日誰が何を決めたのかを追いやすくなります。実務で活かすコツは、まず文書化を徹底することと、定期的に見直すことです。
そうするだけで、組織の動きがスムーズになり小さな衝突も減るはずですよ。

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