共有ルールと権限セットの違いを徹底比較！初心者にも分かるSalesforceのセキュリティ設計術

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共有ルールと権限セットの違いを正しく理解する

現場でよく混同されがちな「共有ルール」と「権限セット」ですが、実際には目的と適用される範囲が違います。
本稿ではまず二つの基本を整理し、その後に実務での使い分け方を具体的な場面に落とし込みます。
セキュリティ設計の土台となる考え方を、初心者にも分かる言葉で解説します。
最初のポイントは「誰が何を見て編集できるか」という視点です。
この視点を軸に、共有ルールと権限セットの役割分担を理解すると、後の設定がスムーズになります。

共有ルールとは何か

共有ルールは組織内のレコードの閲覧・編集がどの人に許可されるかを決める機構です。
一般的には「組織全体で公開する範囲」「特定のグループに制限する範囲」「条件付きで開放する範囲」などの設定があり、レコードレベルのアクセスを大きく左右します。
たとえば顧客データを扱う場合、営業部門だけが特定のレコードを編集できるように、他部門には閲覧のみを許すといった使い方が典型です。
この機能の利点は、セキュリティポリシーを組織全体で統一しつつ、必要に応じて柔軟に範囲を調整できる点です。
ただし過度に広い共有は情報漏えいのリスクを高めるため、最小権限の原則に基づいた設計が大切です。

権限セットとは何か

権限セットは個別のユーザーに追加で付与する「機能レベル」の権限を管理する仕組みです。
基本となるプロファイルに対して、追加の閲覧権限・編集権限・機能利用権限を付与することで、同じ役割の人でも業務ごとに微調整ができます。
権限セットは「使える機能が増える」ことを意味し、特定の業務に必要な権限だけを追加することでセキュリティを保ちながら作業効率を上げられます。
導入時には「どの権限を誰に与えるのか」という方針を明確にし、過剰付与を避けるチェックリストを作ると良いです。
重要ポイント：権限セットは後から追加しやすく、柔軟性が高いが、組織の全体像を見失わないことが大事です。

実務での使い分けと注意点

現場では共有ルールと権限セットを組み合わせて、適切なバランスを作ることが求められます。
まずは「何を誰に見せるべきか」を決めるのが出発点です。
その後、「誰がその情報を編集できるか」を権限セットで決定します。
この順序を守れば、データの公開範囲と機能の利用範囲を混同せずに設計できます。
実務のコツとしては、運用前にガバナンスのルールをチームで確認し、変更履歴を残すこと、そして定期的な権限の棚卸しを行うことです。
過去の設定をそのまま放置すると、必要以上の権限が付与され続け、セキュリティリスクを高める原因になります。

組織設計の視点での比較ポイント

組織設計の観点から見ると、共有ルールは「どのデータを誰が見られるか」という公開範囲の設計です。
権限セットは「誰がどの機能を使えるか」という操作能力の細分化です。
この2つを分けて考えると、将来の組織変更にも対応しやすくなります。
たとえば部門異動があっても、権限セットを新たに追加するだけで済む場合が多いです。
また権限セットは、異なるライセンスのユーザーにも適用できる柔軟性があり、人数が増える組織でも管理が楽です。

よくある落とし穴と対策

よくあるミスは「共有を広く取りすぎること」と「権限セットの追加が追いつかないこと」です。
共有を過度に開放すると、誰が何を編集できるかの透明性が失われ、監査時に問題になります。
逆に権限セットを付け忘れると、新規ユーザーが業務をこなせず作業効率が下がります。
対策としては、最小権限の原則を徹底し、定期的な棚卸しと変更の記録、運用ルールの共有を行うことです。
最後に、以下の表で基本的な違いを視覚的に確認しましょう。

able>項目共有ルール権限セット対象レコードの公開範囲機能と操作の追加権限適用単位グループや条件で適用個人単位で適用可能変更の柔軟性組織内の変更が影響大個人に対して柔軟例営業部のみ閲覧可、特定条件で開放特定の社員にデータ編集権限を付与ble>

まとめ：共有ルールと権限セットは役割が異なるが、協力して組織のデータセキュリティを形作ります。
設計時は「公開範囲」と「操作権限」を分けて考え、最小権限の原則を守ることが安全で効率的です。
また運用時には変更履歴と棚卸しを忘れず、点検日を定期的に設定しましょう。

ピックアップ解説

友達とカフェで話している場面を想像してみてください。共有ルールは“誰が何を見られるか”の約束事、権限セットは“誰が何をできるか”の追加権限のことです。二つをうまく組み合わせると、見せたいデータだけを見せつつ、必要な作業機能はちゃんと使える状態を保てます。現場の悩みはしばしばこの境界線のずれから来るので、会話のように整理して設計を進めるとスムーズです。

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